Hvorfor går så mange prosjekter galt – selv når folkene er flinke og planene ser gode ut? I denne episoden snakker Tor Åge med Martin Revheim om tankefeller, overoptimisme, trygghet i team og hvorfor god prosjektledelse handler minst like mye om mennesker som om systemer.
Bare 1 av 200 prosjekter lykkes fullt ut på mål, tid og budsjett. Likevel starter organisasjoner nye prosjekter hver eneste dag med troen på at akkurat deres prosjekt skal lykkes.
I denne episoden av Lederpodden møter Tor Åge kulturleder, prosjektleder og forfatter Martin Revheim til en samtale om hvorfor så mange prosjekter sprekker – og hvorfor problemet ofte handler mer om mennesker enn om systemer.
Martin Revheim har ledet flere store kultur- og utviklingsprosjekter i Norge, blant annet etableringen av Sentralen og arbeidet med utviklingen av det gamle radiohuset på Marienlyst.
I episoden beskriver han hvordan mange organisasjoner overvurderer betydningen av verktøy, planer og prosjektmodeller – samtidig som de undervurderer hvor mye personlighet, tankemønstre og psykologi påvirker resultatet.
Han peker særlig på overoptimisme som en av de største årsakene til at prosjekter går galt.
Mennesker har en tendens til å overvurdere fordelene og undervurdere risikoen i prosjekter. Vi tror vi skal bli ferdige raskere enn vi gjør. Vi tror ting vil koste mindre enn de faktisk gjør. Og vi tror utfordringene er mindre enn de viser seg å være.
Martin viser til forskning fra prosjektforsker Bent Flyvbjerg som viser hvor få prosjekter som faktisk leverer på både kvalitet, tid og budsjett.
Problemet er ikke nødvendigvis dårlige prosjektmodeller. Problemet er at mennesker tenker skjevt.
I samtalen snakker de om flere typiske tankefeller som påvirker prosjektarbeid.
En av dem er “unikhetsfella” – troen på at akkurat dette prosjektet er så spesielt at tidligere erfaringer ikke gjelder. Resultatet er ofte at man overser verdifulle erfaringer og data fra lignende prosjekter.
En annen er kontrollillusjonen: følelsen av at fordi prosjektplanen ser ryddig ut i Excel, så har man kontroll på virkeligheten.
Martin mener mange ledere undervurderer hvor mye slike mentale mekanismer påvirker beslutninger og prosjektgjennomføring.
Et sentralt poeng i episoden er betydningen av tvil og spørsmål.
Martin beskriver spørsmålstegnet som et av sine viktigste verktøy. Han mener mange prosjekter lider under for tidlig skråsikkerhet. Folk ønsker raske svar, tydelige planer og raske beslutninger – ofte før man egentlig har nok innsikt.
Ved å holde spørsmål åpne lenger, øker sjansen for å oppdage problemer tidlig.
Han mener også at ledere som tør å uttrykke usikkerhet, ofte skaper mer tillit enn ledere som alltid fremstår skråsikre.
Et annet tema i episoden er hvordan personlighet påvirker prosjektarbeid.
Martin beskriver seg selv som nevrotisk – en person som naturlig leter etter risiko, problemer og svakheter. Han mener dette kan være en styrke i prosjektarbeid, så lenge det balanseres med andre typer mennesker.
Optimister skaper energi og fremdrift. Men uten mennesker som ser risiko og svakheter, øker faren for feil.
Han argumenterer derfor for at alle prosjekter trenger ulike perspektiver – også de ubehagelige stemmene som stiller spørsmål ved planene.
For at team skal fungere godt, må mennesker tørre å si fra.
Martin beskriver hvordan mange organisasjoner ubevisst belønner optimisme og handlingskraft, mens skeptiske eller forsiktige stemmer fort blir oppfattet som negative.
Problemet er at viktige innvendinger da forsvinner ut av rommet.
Han mener derfor at prosjektledere aktivt må invitere til tvil, spørsmål og kritiske perspektiver dersom team skal ta bedre beslutninger.
Denne episoden av Lederpodden handler ikke bare om prosjektledelse. Den handler om hvordan mennesker tenker, samarbeider og tar beslutninger under usikkerhet.
For ledere er læringen tydelig:
Og kanskje viktigst:
Spørsmålstegnet er ofte mer verdifullt enn skråsikkerheten.
Hvordan påvirker stress hjernen vår? Hvorfor blir vi dårligere ledere når presset øker? Og hva skjer egentlig med fokus, læring og relasjoner i en tid preget av scrolling og konstant stimuli? I denne episoden møter Tor Åge nevrolog og hjerneforsker Marte Roa Syvertsen til en samtale om hjernen, ledelse og menneskelig utvikling.
